複数作家を扱っているギャラリーほど、情報管理は一気に複雑化し、
「作家1人のポートフォリオ管理」とは別次元の課題が出てきます。
作品・在庫・展示歴・プロフィール・価格・委託状況──
これらが作家ごとにフォーマットも命名規則もバラバラで届くと、
ギャラリー側のデータ管理はあっという間に破綻します。
本稿では、複数作家を扱うギャラリーが
“情報地獄”から抜け出し、
誰が見てもわかる・迷わない・共有しやすいアーカイブ体制 を作るための
標準化手法をまとめます。
複数作家を扱うギャラリーの“情報地獄”とは？
ギャラリー運営の現場では、
情報の整理がうまくいかないことで、
信じられないほどの時間ロスが発生します。
よくある状況は次の通りです。
よくある“情報地獄”の例
- 作家ごとに画像の名前が全く違う
（IMG_0001、作品名、日付、バージョン違い…混在）
- 作品画像はあるが、サイズ・技法・価格がどこにも書かれていない
- 経歴のフォーマットがバラバラで、展示歴が統一されていない
- 最新の在庫状況がメール・LINE・紙・口頭で分散している
- 委託書類や販売履歴が作家別に整理されておらず、探すのに数分〜数十分かかる
- 過去展示の写真はあるが、どの展示か判別できない
（ファイル名が「展示」だけなど）
- 「この作家のプロフィールはどれが最新版？」となる
1〜2名の作家なら何とかなるものの、
5名、10名、20名と増えると
ギャラリーの運営時間の多くが“情報探し”に奪われる という問題に直面します。
情報の形式が統一されていない状態は、
ギャラリーにとっての“コスト増大”であり、
アーカイブ整備は単なる管理作業ではなく、運営効率を上げるための投資なのです。
作家別フォルダと“統合アーカイブ”の役割分担
複数作家を扱うギャラリーがまずやるべきは、
「個別」と「全体」を分けること」です。
これは業務効率化の基本でもあり、
アーカイブ破綻の最大の原因は
「全部を1箇所に混ぜて保存すること」 にあります。
作家別フォルダ（個別管理）
目的：その作家だけの情報を完結させる
フォルダ例：
/Artists
├A_Suzuki
│ ├Profile
│ ├Works
│ │ ├2023
│ │ ├2024
│ ├Exhibition
│ └Sales
├B_Tanaka
│ ├Profile
│ ├Works
│ ├Exhibition
│ └Sales
└…
統合アーカイブ（横断管理）
目的：ギャラリー側の“意思決定”のための情報セット
例：
/Gallery_DB
├Works_All (全作家の作品データベース)
├Artist_Profile_All (プロフィール一覧)
├Exhibition_History (展示記録)
├Inventory (在庫管理)
└Sales (販売データ)
この2つを分けるだけで管理効率は劇的に改善する
- 個人フォルダ：作家ごとに完結
- 統合アーカイブ：必要なときに横断して比較・判断
「混ぜない」が最大のポイントです。
情報項目を標準化する（作家共通フォーマット）
複数作家管理が破綻する最大の理由は
「情報形式がバラバラ」 という一点に尽きます。
ギャラリー側に必要な情報項目を
最初から“フォーマットとして要求する”ことで、
データの揺れが一気に減ります。
プロフィール（統一フォーマットの基本）
作家に渡すフォーマット例：
- 氏名（漢字／英字）
- 生年
- 出身地
- 学歴
- 職歴
- 受賞歴
- 主な展示歴
- 作家ステートメント（200字以内）
- プロフィール写真（横1枚・縦1枚）
ギャラリー側には
“書ける作家と書けない作家がいる”問題があります。
フォーマット化はその格差を埋めます。
作品情報（Dublin Coreを下地にする）
最低限の項目：
- Title（タイトル）
- Creator（作家名）
- Date（制作年）
- Technique（技法）
- Material（素材）
- Size（H×W×D / cm）
- Price（販売価格）
- Edition（版数作品の場合）
- Image（代表画像1枚）
これを統一すると、
「作者による記述の揺れ問題」 が自動的に改善します。
展示歴（表記揺れをなくす）
例：
2023 「青と光のあいだ」○○ギャラリー（東京）
2022 「日常の断片」□□アートスペース（大阪）
書式統一のポイント：
- 年 → 展示名 → 会場名 → 都道府県
- 引用符は全作家で統一
- 全角／半角も揃える
ギャラリー全体の資料価値が飛躍的に高まります。
委託作品・在庫管理の効率化方法
ギャラリーで最もトラブルになりやすいのが
委託作品の在庫と返却管理 です。
作品点数が増えると、
「預かったのはいつ？」「返したのは？」「どこに置いてある？」
が曖昧になり、クレームや誤解につながります。
委託管理に必要な3つの台帳
- 委託作品リスト（作家ごと）
- ギャラリー在庫台帳（全作家横断）
- 返却・販売履歴台帳
特に重要なのは「返却日」と「作品の所在」。
これが抜け落ちるギャラリーは非常に多い。
在庫番号の付け方（ギャラリー共通ルール）
例：
[作家略号]-[制作年]-[通し番号]
SZ-2024-012
ポイント：
- 作家略号は2〜3文字
- 年は西暦
- 通し番号はゼロ埋め（3桁推奨）
これだけで情報の迷子が一気になくなります。
作家間のデータの揺れを防ぐルール設定
作家ごとに記述ルールが違うと
ギャラリー側の整理コストが跳ね上がります。
揺れが起きやすい項目
- 技法名（アクリル / アクリル画 / アクリル絵の具）
- サイズの単位（mm / cm）
- 作品名の表記（「○○」 / ○○ / 『○○』）
- 制作年（2023 / ’23）
- 展示歴の書式
- 画像の名前（IMG_0001、無題1、タイトル…）
ルール化のポイント
- ギャラリー側で“決める”
- 作家に“渡す”
- 新作提出のたびに“チェックする”
特に次の3項目を統一すると劇的にラクになります。
- 画像の命名規則
- サイズ表記
- 技法フォーマット
画像命名の最適解
[作家略号]_[作品名]_[年]
例：SZ_青い記憶_2024
- 名前変更でリンクが切れる
- 同名ファイルが大量に生まれる
- 権限設定が適当で漏洩の危険
- スマホから誤って削除される
- バージョンが乱立する
これらは仕組みづくりで防げます。
クラウドルールの鉄則
- フォルダ削除は禁止（管理者のみ）
- 名前変更は管理者の許可を得る
- 作家フォルダの構造は触らない
- 作業フォルダと保存フォルダを分ける
- 管理者は週1でバックアップを取る
- スタッフの閲覧権限を最小限にする
Google Drive、Dropbox、OneDriveのいずれでも
ルールを整えれば安定して運用できます。
まとめ：標準化で“共有資産”が生まれる
複数作家を扱うギャラリーにとって、
情報管理の最大の敵は“バラバラ”です。
- バラバラなフォーマット
- バラバラな画像名
- バラバラな経歴
- バラバラな在庫リスト
これらを統一するのがアーカイブであり、
標準化されたアーカイブは
ギャラリー全体の「共有資産」 になります。
✔ 標準化が生むメリット
- スタッフ間の共有コストが激減
- 新人スタッフでもすぐ理解できる
- 展示企画の資料作成が速くなる
- Web・SNS発信に使いやすい
- デザイナーや印刷所とのやり取りがスムーズ
- 作家との信頼関係が強まる
- 展示記録が“資産”として蓄積される
- 将来のデジタルアーカイブ移行もスムーズ
複数作家を扱うギャラリーは“情報のプロ”である必要があります。
その基盤を作るのが、
統合アーカイブ × 標準フォーマット × ルール化 の3点セットです。
▶ デジタルアーカイブ化を「導入すべきかどうか」から検討したい方はこちら
※現状の運用を前提にご相談を承ります
