ギャラリーにおいて“展示会記録”は、単なる記録作業ではありません。
それは、ギャラリー経営の基盤であり、信用・営業力・企画力・顧客対応力のすべてを支える土台です。
実は、多くのギャラリーが「記録の重要性」を理解しているにもかかわらず、
- 展示ごとに記録形式が異なる
- 写真の撮り方にばらつきがある
- 出品リストの仕様が統一されていない
- 過去の展示資料がバラバラに散らばっている
という“非標準化”の問題を抱えています。
この状態では、ギャラリー内の情報は属人化し、
スタッフが変われば記録形式も変わり、
長期的なブランド形成や業務効率が著しく損なわれてしまいます。
結論から言えば、
ギャラリーは展示会記録を“標準化”しなければ、未来に資産を残せません。
記録の質はギャラリーの姿勢そのものであり、義務として整えるべき要素です。
このマニュアルでは、展示記録に必要な項目・写真撮影の手順・出品リストの統一方法・デジタルアーカイブの運用まで、ギャラリー向けに徹底的に体系化して解説します。
展示会記録が重要な3つの理由
まず最初に、なぜ展示会記録を“標準化”すべきなのか、その理由を丁寧に明確化します。
記録とは「誰のために、何のために」行うものなのか。
この前提理解がないと記録は義務ではなく“作業”になってしまい、継続できません。
① ギャラリーの「信用・ブランド」を成り立たせるため
ギャラリーの信用は、扱った作品の質だけでは成り立ちません。
最も強い信用は、**「過去の展示がどれだけ丁寧に、正確に記録されているか」**です。
たとえば以下のような場面で記録は決定的な意味を持ちます。
- 新しい作家を扱うとき
- 企業とコラボ企画を提案するとき
- 自治体と展覧会をつくるとき
- メディアに紹介されるとき
- 外部キュレーターに展示実績を示すとき
「過去の展示記録を見せてください」と言われた瞬間、
ギャラリーの本当の力量が問われます。
記録が整っているギャラリーほど、
- 情報の信頼性
- 企画の再現性
- 作品管理能力
が明確に評価され、ブランド価値が上がります。
② 展示企画のクオリティと“再現性”を担保するため
展示記録は、未来の企画書・展示計画のデータベースになります。
- 過去にどの作品をどの壁面に展示したか
- 作品同士の関係性がどう見えたか
- 展示導線はどう設定したか
- ライトはどう配置したか
これらの情報が一切残っていない場合、
「もう一度同じ企画を実施する」
という仕事が不可能になります。
逆に記録が整っていれば、
展示の“再現性”は、記録レベルの高さに完全に依存します。
③ 顧客対応・販売対応を円滑にするため
展示が終わった後、次のような問い合わせは日常的に発生します。
- 「あの赤い作品のサイズは？」
- 「展示していた◯◯は売れましたか？」
- 「キャプションの解説を教えてください」
- 「どの壁にどれがあった？」
- 「展示写真を送ってください」
これらに即座に答えられるギャラリーは、顧客から強い信頼を得ます。
逆に、
「探します」「後日ご連絡します」
が続けば、ギャラリーの情報管理力が疑われます。
展示記録の質は、そのまま顧客対応の質につながります。
標準化すべき記録項目一覧（完全版）
ギャラリーが最低限、統一すべき記録項目を“抜け漏れなし”で網羅しました。
これらはギャラリーの「公式記録」であり、標準化されていないと後々破綻します。
■ 展示名
- 正式なタイトル
- サブタイトル
- 英語タイトル（ある場合）
展示名はギャラリーの文脈を形成する最重要情報です。
■ 会期
- 開催期間
- 開廊時間
- 休廊日
- レセプション・トークイベント日時
- 担当スタッフ名
- 制作協力者（照明・デザイン会社など）
“どんな条件で開催された展示か”の全体像が明確になります。
■ 展示作品一覧（拡張項目）
作品単位の情報は、後から最も参照されます。
必須項目：
- 作品番号
- 作家名
- 作品名
- サイズ（額装有無）
- 技法
- 制作年
- 価格
- 所在（販売済／預かり／作家蔵）
- 展示位置（壁面番号・高さ）
任意項目：
- シリーズ名
- 作品解説
- 販売状況（商談中・仮予約など）
- 梱包サイズ
- 返却先
■ レイアウト（空間記録）
レイアウトは展示再現に欠かせないデータです。
- ギャラリー平面図
- 壁面ごとの展示順
- ライトの角度・照度（必要なら）
- キャプション配置
- 導線の方向性
- 写真撮影の位置関係
レイアウトの記録があると、企画書の説得力が段違いに高まります。
■ 作家情報（アップデート版）
展示ごとに「当時の作家情報」を残す意味は非常に大きいです。
- プロフィール
- CV（展示歴）
- ステートメント
- 使用技法
- 展示テーマ
- 展示に合わせたコメント
作家の変遷を追うためにも、展示ごとの更新は必須です。
写真撮影の標準手順（ギャラリー版・詳細）
ギャラリーの展示写真は「資料であり商品」です。
撮影方法の標準化は、アーカイブの本質そのものと言えます。
以下では各撮影ステップを“現場レベル”まで細かく規定します。
■撮影の原則（ギャラリー全体で守るべきルール）
- 展示初日の開廊前に撮る
– 来場者の影響を受けず、展示が最も整っているタイミング。
- スマホ＋カメラの両方で撮影（可能なら）
– スマホは速報性・共有用
– カメラは資料用
- 角度・歪み・影の統一
– スタッフによる差が出ないよう基準を作る。
- 撮影場所・順番を固定する
– 入口→全景→壁面→作品個別 → キャプションの順が最良。
■全景（会場の全体像）
ギャラリーの「環境」を示す資料です。
撮影ポイント：
- 入口からのメインショット
- 空間の縦横比が分かる構図
- 来場者導線が推測できる角度
- 3カット以上撮影（左右・正面）
全景写真が充実しているギャラリーは、企画書の説得力が非常に高いです。
■ 壁面
壁面ごとに“正対した写真”を撮ります。
基準：
- 壁面中央に立つ
- スマホなら1.5〜2倍ズームで歪みを軽減
- 画角は水平
- 複数カット（正対・少し右・少し左）
壁面写真は、展示全体の構造を最もよく伝えます。
■ 個別作品
作品単体の記録は、作家からの信頼に直結します。
撮影すべきもの：
- 作品の正面（歪みなし）
- 額装の状態
- 台座・展示台の状態
- 立体作品は複数角度
- キャプション（必ず）
キャプションの写真があるだけで、後の情報入力が圧倒的に楽になります。
出品リストの作り方（テンプレート付き・詳細解説）
出品リストは、ギャラリーが扱った作品の“公式記録”であり、展示記録の心臓部です。
以下に完全版テンプレートと作成方法を提示します。
■ 推奨テンプレ（エクセル・Googleスプレッドシート）
| No | 作家名 | 作品名 | 制作年 | サイズ | 技法 | 額装 | 価格 | 所在 | 展示位置 | 壁面番号 | キャプション有無 | 備考 |
■ 作成のポイント（実務に基づいた詳細）
- No（作品番号）はレイアウトと一致させる
→ 写真・図面・出品リストが同じ番号で紐づく。
- 作品名の正式名称を統一
→ SNS用・DM用などの表記揺れを防ぐ。
- 価格は税込／税別を明記
→ 顧客対応での誤解を防止。
- 所在は必ず記録（販売済・預かり・倉庫）
→ 紛失防止・返却忘れ防止に必須。
- 展示位置は“壁面番号＋高さ”で記録
→ 再展示が容易になる。
- 備考には販売状況・梱包状態を記載
→ 商談管理に役立つ。
作品番号の付け方（展示のルール化・詳細）
作品番号は、展示記録の最重要ルールです。
番号体系が統一されていないギャラリーは、必ず資料整理が破綻します。
■ 推奨番号体系（再現性の高い形式）
展示ID-壁面番号-作品順
例：2024S-02-03
■ 実務でのポイント
- 壁面番号は“ギャラリー内で固定”しておく
- 左→右、上→下の順番で付与
- 額装の有無で番号を変えない
- 入れ替えがあった場合は補助番号（例：3a）を付ける
- 番号はキャプションにも記載すると管理精度が上がる
番号が揃うと、
「写真・リスト・展示図・販売記録」が完全にリンクする
という強みが生まれます。
展示記録のデジタル管理方法（実務に基づく深度）
ギャラリーの展示記録は、数年で膨大な量になります。
そのため、
「どのプラットフォームで、どの粒度で管理するか」
が極めて重要です。
ここでは、ギャラリーの規模に応じたベストプラクティスを紹介します。
■ AtoM（Access to Memory）
大規模・長期運用向け。
自治体・美術館レベルのアーカイブにも耐える性能。
特徴：
- 階層構造（fonds → series → item）
- ISAD(G)準拠
- 大量データの一括管理
- 長期保存に強い
- バックエンド管理に優れる
ギャラリー利用例：
- 長年の展示記録を体系的に整理
- 作家ごとの“文化資産としてのアーカイブ”を作成
- 年度ごとの展示シリーズ管理
■ Omeka S
Web公開に特化したアーカイブシステム。
特徴：
- 複数サイトを構築可能
- 写真・テキスト・動画を柔軟に組み合わせられる
- 展示ページを公開可能
- 見せるアーカイブに向いている
- デザイン調整が容易
ギャラリー利用例：
- 展示アーカイブ公開サイト
- 作家ページのオンラインギャラリー
- 展示記録のWeb図録化
■ Google Drive
最も現実的で、90%の小規模ギャラリーで運用可能。
利点：
- 無料で使える
- 写真・リスト・資料を一元管理
- スタッフ間共有が容易
- スプレッドシートと相性が良い
ギャラリー利用例：
- 展示別フォルダ
- 壁面図PDF
- 出品リスト
- メディア資料
- 展覧会写真の原本保管
中小規模ギャラリーは、
Google Drive＋スプレッドシート
で始め、後から Omeka S に移行するケースが非常に多いです。
｜まとめ：記録の質が“ギャラリーの質”を決める
展示会記録は、ギャラリーにおける単なる事務作業ではありません。
それは、ギャラリーが社会と作品をつなぐために負うべき義務です。
- 正確な記録
- 統一された形式
- 再現性
- 検索性
- 長期保存性
これらが揃ってはじめて、ギャラリーは“文化を扱う機関”になります。
展示を開催するだけでは、作品は残りません。
展示を記録してはじめて、文化は残ります。
その記録の質こそ、ギャラリーの姿勢そのものです。
丁寧で標準化された記録を続けるギャラリーは、
作家から信頼され、顧客に尊重され、企画者から頼られる存在になります。
記録は、ギャラリーの未来そのものです。
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