常設作家のデータ管理テンプレート〜作品・CV・展示歴を一元管理するための実務ガイド〜

ギャラリー運営において、「常設作家」の存在は大きな財産です。

一方で、作家が増え、関係が長くなるほど、情報管理は複雑になります。

作品データはあるが古い。

CVは更新されていない。

展示歴はメールや紙資料に散らばっている。

この状態では、作家との信頼関係やギャラリーとしての対応力に影響が出ます。

常設作家のデータを整えることは、単なる事務作業ではありません。

ギャラリーの信用と業務効率を支える基盤づくりです。

この記事では、ギャラリーが常設作家を継続的に扱うために必要な

プロフィール・作品・展示歴・販売情報を一元管理するテンプレート設計を、

実務目線で解説します。

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常設作家のデータを整えるメリット

常設作家のデータ管理は、手間がかかるように見えて、実は最も費用対効果の高い投資です。

問い合わせ対応が圧倒的に早くなる

作家や作品に関する問い合わせに対し、

即座に正確な情報を提示できるようになります。

「確認します」と言う回数が減るだけで、信頼感は大きく変わります。

展示企画・提案がスムーズになる

過去の展示歴や作品傾向が整理されていると、

企画立案や外部への提案資料作成が短時間で行えます。

作家との関係性が安定する

情報の取り違えや古いデータの使用は、

作家との信頼を損なう原因になります。

正確なデータ管理は、誠実な姿勢そのものです。

ギャラリー全体の業務が属人化しにくくなる

誰が見ても分かるデータ構造を作ることで、

担当者が変わっても対応品質を保てます。

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作家プロフィールのテンプレート（CV・略歴）

作家プロフィールは、すべての情報の起点になります。

ここが曖昧だと、後続のデータも必ず揺れます。

基本情報（固定項目）

氏名、制作拠点、生年など、

頻繁に変わらない情報は項目を固定します。

表記揺れを防ぐことが最優先です。

CV（経歴）の標準フォーマット

年→内容の時系列形式で統一します。

個展、グループ展、受賞歴などを混在させないことが重要です。

略歴とCVを分けて管理する

Web掲載用の簡潔な略歴と、

内部管理用の詳細CVは分けて持つ方が運用しやすくなります。

更新日を必ず記録する

プロフィールは更新されないとすぐに古くなります。

最終更新日を明記することで、確認作業が容易になります。

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作品情報テンプレート（必須項目・任意項目）

作品情報は、ギャラリー業務の中心です。

最低限の項目を決めることで、管理が安定します。

必須項目（必ず入力する）

作品名、制作年、サイズ、素材・技法、画像は必須です。

ここが欠けると、実務で使えません。

任意項目（必要に応じて）

シリーズ名、コンセプト、参考資料などは、

運用状況を見ながら追加します。

サイズ・技法表記の統一

「cm」「号」「油彩」「油絵」など、

表記を事前に統一することで検索性が向上します。

画像との紐付けルール

正面、部分、展示風景など、

画像の役割を明確にして管理します。

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展示歴テンプレート（個展/グループ展）

展示歴は、作家評価や企画提案の根拠になります。

展示種別で分類する

個展、グループ展、アートフェアなどを区別します。

混在させると履歴が分かりにくくなります。

会期・会場・主催者を固定項目にする

最低限この3点を揃えることで、

第三者にも伝わる展示記録になります。

出品作品との紐付け

どの展示にどの作品が出たかを記録すると、

後の確認作業が大幅に楽になります。

過去データの一括整理が重要

展示歴は後からまとめて整理する方が効率的です。

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販売情報テンプレート（所在・価格）

販売情報は、最もトラブルが起きやすい領域です。

販売状況の明確化

在庫、委託中、販売済など、

状態を明確に区分します。

価格情報の管理ルール

公開価格と内部管理価格を分けて記録します。

誤公開を防ぐためです。

所在情報の更新履歴

作品の移動履歴を残すことで、

行方不明を防ぎます。

作家・購入者情報の扱い

個人情報は必ず非公開管理とします。

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データの入力ルールとチェック体制

テンプレートは、使われて初めて意味を持ちます。

入力ルールを文書化する

誰が入力しても同じ結果になるよう、

簡単なガイドを用意します。

入力後のチェック工程を設ける

ダブルチェックを前提にすることで、

ミスを早期に防げます。

更新タイミングを固定する

展示後、販売後など、

更新するタイミングを決めることが重要です。

作家本人との確認フロー

重要情報は、作家確認を経て確定させます。

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まとめ：整理された作家は“扱いやすい”

常設作家のデータ管理は、

ギャラリー側の都合だけのものではありません。

作家にとってもメリットが大きい

正確な情報管理は、

作家のキャリアを守ることにつながります。

ギャラリーの信頼性が高まる

対応の速さと正確さは、

そのまま評価につながります。

長期的な関係を築く基盤になる

整理されたデータは、

安定した協働関係を支えます。

テンプレートは資産になる

一度作った仕組みは、

他の作家にも応用できます。

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