自治体や資料館において、紙資料のデジタル化は「避けて通れない課題」になっています。
しかし実際には、スキャナーを導入しただけで作業が止まってしまったり、データはあるのに活用できなかったりと、途中で頓挫するケースも少なくありません。
その原因の多くは、「スキャン作業」そのものではなく、デジタル化の前後に必要な整理・分類・設計が不十分なことにあります。
紙資料のデジタル化は、単なる作業ではなく、運用を前提としたプロセス設計が重要なのです。
本記事では、自治体・資料館向けに、
紙資料を“使えるデジタルアーカイブ”へ変えるための実践的プロセスを、工程ごとに丁寧に解説します。
紙資料デジタル化の全体像（ワークフロー）
まず理解すべきなのは、紙資料のデジタル化は「スキャン」から始まるのではない、という点です。
成功する自治体ほど、全体像を先に描き、作業を分解して進めています。
デジタル化は5つの工程で考える
紙資料のデジタル化は、
①事前整理 → ②仕分け → ③スキャン／撮影 → ④分類・メタデータ付与 → ⑤保存・運用
という5つの工程で構成されます。
この順番を守らないと、後工程で必ず手戻りが発生します。
「どこまでやるか」を最初に決める
すべての資料を完璧にデジタル化しようとすると、作業量は無限に膨らみます。
そのため、最初に「今回の対象範囲」「今回はやらないこと」を明確にすることが重要です。
短期・中期・長期で段階を分ける
1年目ですべて終わらせる必要はありません。
多くの成功事例では、「まずは重要資料のみ」「次年度に拡張」という段階的計画が取られています。
作業と判断を分離する
現場作業（スキャン）と、判断作業（残す／捨てる、公開可否）は役割を分けることで、作業効率と判断の質が両立します。
資料の仕分け基準（捨てる・残す・保留）
デジタル化以前に最も重要なのが、「資料をどう仕分けるか」です。
この工程を曖昧にすると、不要な資料までデジタル化してしまい、後の管理が破綻します。
「捨てる」は判断ではなくルールで決める
感覚的な判断ではなく、「重複資料」「行政的保存年限が切れたもの」など、客観的基準を作ることが重要です。
「残す資料」の定義を明確にする
歴史的価値、地域性、代替不能性など、残す理由を言語化しておくことで、判断のブレを防げます。
判断に迷う資料は「保留」に逃がす
その場で結論を出さず、第三の箱として「保留」を設けることで、作業を止めずに進められます。
仕分け結果も記録として残す
「なぜ残さなかったのか」という判断履歴も、将来の説明責任や引き継ぎの際に重要な情報になります。
スキャナー選び（解像度・速度・耐久性）
スキャナー選びは、単なる機材選定ではなく、業務設計の一部です。
自治体・資料館では、家庭用とは異なる視点が求められます。
解像度は300〜600dpiが基本
文字資料は300dpi、写真や図面は600dpiを基本とすると、将来的な再利用にも耐えられます。
速度と耐久性は現場負担に直結する
大量資料を扱う場合、1枚ずつ読み取る作業は想像以上に負担が大きくなります。
ADF対応や耐久性は重要な判断材料です。
サイズ対応の確認を怠らない
A4以外の資料、折り込み、台紙付き写真など、実際の資料サイズを想定した選定が必要です。
「高性能＝正解」ではない
すべてを高性能機で揃えるより、用途別に役割分担する方が、結果的に効率的な場合もあります。
撮影が必要な資料とは？（紙以外の扱い）
すべての資料がスキャンに適しているわけではありません。
資料の性質によっては、撮影によるデジタル化が不可欠です。
立体物・製本資料は撮影が基本
無理にスキャンすると、資料そのものを傷める恐れがあります。
保存優先の判断が必要です。
質感・立体感が重要な資料
民俗資料や工芸品などは、平面データでは情報が欠落するため、撮影が有効です。
撮影ルールを標準化する
背景、光、角度を統一することで、資料全体の品質と見やすさが向上します。
スキャンと撮影の併用が現実解
一つの方法にこだわらず、資料ごとに最適な方法を選ぶ柔軟性が重要です。
分類・タグ付けの基本（行政向け標準）
デジタル化された資料は、分類されて初めて「探せる情報」になります。
ここでの設計が、アーカイブの使いやすさを決定づけます。
分類は「行政業務」に寄せる
テーマ別だけでなく、部署・年度・事業単位など、行政文脈での分類が重要です。
タグは横断検索の補助として使う
分類を細かくしすぎず、補助的にタグを使うことで柔軟性を保てます。
入力ルールを最初に決める
タグの表記揺れや分類の乱立は、後から修正するのが非常に困難です。
「増やさない」ルールも必要
新しいタグや分類を勝手に追加しない仕組みが、長期運用を支えます。
PDF化・OCR化のメリットと限界
PDF化やOCRは便利な技術ですが、万能ではありません。
過度な期待はトラブルの元になります。
PDF化の最大のメリット
閲覧性と共有性が高まり、資料利用のハードルが下がります。
OCRで検索性は向上する
文字検索が可能になることで、資料活用の幅は確実に広がります。
OCR精度には限界がある
古文書や手書き資料では誤認識が多く、過信は禁物です。
「補助機能」として位置付ける
OCRは完璧を求めず、補助的な機能として活用するのが現実的です。
保存フォーマットの選び方（PNG/JPEG/TIFF）
保存形式の選択は、将来の再利用性と保管コストに直結します。
TIFFは保存用の王道
非圧縮・高品質で、長期保存に向いています。
JPEGは公開・閲覧用
容量が軽く、Web公開に適しています。
PNGは中間用途
図表や文字が多い資料に向いています。
用途別に使い分ける
1種類に統一するより、「保存用」「公開用」を分ける方が運用しやすくなります。
まとめ：紙資料は“デジタル前の整理”が勝負
紙資料のデジタル化は、スキャン技術の問題ではありません。
整理・判断・設計こそが成否を分けます。
整理8割、スキャン2割
実際の作業時間と重要度は、この比率だと考えて差し支えありません。
完璧を目指さない
最初から完成形を求めず、改善前提で進めることが継続のコツです。
「使える状態」をゴールにする
データ化そのものではなく、使われることを最終目的に据えることが重要です。
デジタル化は未来への投資
紙資料を整理し、デジタル化することは、地域の記憶を未来へつなぐ行為そのものです。
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