自治体がアーカイブ事業に取り組む際、システム選定やデジタル化作業に注目が集まりがちですが、実際の成否を分けるのは「運用体制」です。
どれだけ優れたシステムを導入しても、日々の運用が回らなければ、数年後には更新されないデータと使われない仕組みが残るだけになります。
特に自治体の場合、異動や人事ローテーションが前提となるため、「誰かが頑張る」体制では必ず破綻します。必要なのは、担当者が変わっても回り続ける仕事の設計です。
本記事では、自治体アーカイブを安定して継続させるために、
担当者・管理職・外部協力者がそれぞれ何を担うべきか、
そして担当者自身が日常的に行うべき具体的な仕事を、運用目線で整理します。
運用体制がなぜ最重要なのか？（成功率が決まる）
自治体アーカイブは「作る」よりも「続ける」方が難しい事業です。その分かれ道が運用体制です。
システムは放っておくと必ず劣化する
アーカイブシステムは、導入した瞬間が完成ではありません。データが更新されず、ルールが曖昧になれば、検索性も信頼性も低下します。運用体制がなければ、どんなシステムも数年で使われない箱になります。
自治体特有の人事異動リスク
担当者が数年で変わることを前提にしない運用は、必ず引き継ぎで止まります。「この人しか分からない」を作らないためには、役割と手順を明文化した体制が必要です。
文化事業は後回しにされやすい
繁忙期や突発業務が発生すると、アーカイブは後回しにされがちです。だからこそ、日常業務に組み込まれた運用設計が重要になります。
体制は“意思表示”でもある
運用体制を整えることは、「この事業を続ける」という組織としての意思表示です。これがない事業は、予算や人員も守られません。
役割分担（担当者・外部協力者・管理職）
自治体アーカイブは、担当者一人で完結する事業ではありません。役割分担の明確化が前提です。
担当者の役割：日常運用の中核
担当者は、データ入力、チェック、問い合わせ対応など、日々の実務を担います。重要なのは「全部を完璧にやる」ことではなく、回し続けることです。
外部協力者の役割：専門領域の補完
撮影、スキャン、システム保守、設計支援など、専門性が必要な部分は外部に任せます。外注は丸投げではなく、役割を限定することで効果を発揮します。
管理職の役割：判断と後ろ盾
管理職は細かい作業をする必要はありませんが、運用方針の承認や優先順位の調整を担います。これがないと、担当者は孤立します。
三者の関係性を図で共有する
役割分担は文章だけでなく、簡単な図で共有すると理解が進みます。曖昧な関係性は、責任の押し付け合いを生みます。
年度計画の作成方法（目標と指標）
年度計画は、アーカイブを「事業」として成立させるための背骨です。
数値目標は現実的に設定する
年間登録件数や公開件数は、無理のない数字にします。高すぎる目標は、途中で誰も見なくなります。
「やらないこと」を決める
すべてを一度にやろうとすると失敗します。今年は何をやらないかを決めることが、計画の質を高めます。
定性目標も必ず入れる
「問い合わせ対応が楽になる」「庁内共有が進む」など、数字にしにくい効果も明文化します。これが評価の材料になります。
年度末レビューを前提にする
最初から振り返りの場を予定に入れることで、計画が形骸化しにくくなります。
データ入力・チェックのルール
データ入力は、アーカイブ運用の中で最も地味で、最も重要な作業です。
入力ルールは最小限にする
細かすぎるルールは守られません。必須項目と表記統一だけに絞ることが継続のコツです。
チェック工程を必ず分ける
入力とチェックを同一人物が行うとミスに気づきにくくなります。簡易でもよいので、別の目で確認する工程を作ります。
未完成データを許容する
完璧を求めすぎると入力が止まります。「後で補完できる」前提で進める方が運用は安定します。
更新日を必ず記録する
いつ誰が更新したかが分かるだけで、データの信頼性は大きく変わります。
権限管理と情報公開ガイドライン
自治体アーカイブでは、「誰が見られるか」が非常に重要です。
閲覧・編集権限を分ける
全員が編集できる状態は危険です。最低限、閲覧専用と編集権限は分けます。
公開・非公開の基準を明文化する
なぜ公開しないのかを説明できる基準が必要です。担当者判断に任せると迷いが生じます。
個人情報の扱いを明確にする
作家・寄贈者・関係者の個人情報は、原則非公開とし、アクセス制限をかけます。
問い合わせ対応のフローを作る
公開情報と非公開情報をどう切り分けて回答するか、事前に決めておくと現場が楽になります。
継続的改善（PDCA）の回し方
アーカイブ運用は、改善し続けることで初めて価値を持ちます。
Plan：完璧な計画は不要
小さな計画で構いません。動かしながら調整する前提が重要です。
Do：日常業務に組み込む
特別な作業にせず、通常業務の延長として扱うことで継続しやすくなります。
Check：年1回は必ず振り返る
最低でも年に一度、使われているか、困っている点は何かを確認します。
Act：ルールを柔軟に見直す
最初に決めたルールに固執しすぎないことが、長期運用の秘訣です。
運用体制を成功させた自治体の共通点
成功している自治体には、共通する特徴があります。
担当者一人に背負わせない
チームで支える前提があり、相談できる環境があります。
小さく始めている
最初から完璧を目指さず、できる範囲で始めています。
庁内理解を少しずつ広げている
説明を重ね、味方を増やしています。
外部の知見をうまく使っている
必要なところだけ外部に頼る判断ができています。
まとめ：体制の有無＝成功と失敗の分岐点
自治体アーカイブの成否は、技術ではなく体制で決まります。
運用体制は最大の投資対効果
お金をかけなくても、体制を整えるだけで成果は変わります。
担当者を守る仕組みが必要
体制は、担当者を疲弊させないための装置でもあります。
続いていること自体が価値になる
アーカイブは、続いていることが評価につながります。
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