作品データベースは、アーカイブ運用の「心臓部」です。
ここがきちんと設計されていれば、作品管理・展示企画・販売・広報、すべてがスムーズに回り始めます。
逆に、項目設計が曖昧なまま運用を始めると、数ヶ月でデータが揺れ始め、分類や検索が破綻します。
この記事では、アート・デジタルアーカイブの中核となる「作品データベース」の設計を、
作家・ギャラリー・自治体資料館のすべてで使える形で体系化します。
作品データベース設計の全体像を理解する
■ データベース設計は「最初の30分」が命
作品管理を始める際、多くの人が
「とにかく写真を入れればOK」
「まずはフォルダに作品を入れていこう」
と考えてしまいます。
しかし、作品アーカイブが成功するかどうかは 最初の設計で9割決まります。
作品データベース設計の基本構造は次の3つです。
- データ項目を決める（メタデータ設計）
- 入力ルールを決める（フォーマット統一）
- 画像データとどう紐付けるか決める
この3点が決まっていれば、
AtoM・Omeka・WordPress・Excel どのツールを使っても運用できます。
■ “後から直す”は地獄になる
アーカイブの失敗原因の多くは「項目を後から追加／修正」すること。
データが増えたあとで項目をいじると、
・入力揺れが発生
・どの項目が正式なのか分からない
・検索性が落ちる
・担当者の負荷が爆発
こうした問題を避けるため、最初に「必要最低限＋ちょっとだけ余裕」を持った設計を行うことが重要です。
必須項目（タイトル・サイズ・素材・制作年など）
アーカイブとして必須の項目は以下。
これだけあれば 作品管理・展示・販売・移動管理すべてに対応できます。
■ 作品データベースの必須項目（8〜12項目）
（※ 推奨フォーマット付き）
① タイトル（Title）
- 例：春の庭
- 無題の場合：「無題（2023）」など工夫する
- 一覧性のため、命名ルールを統一する
② 制作年（Date）
- 例：2023
- 年月まであれば「2023-04」
- 不明な場合は「不詳」と統一
③ サイズ（Size）
- 例：530×455 mm（F10）
- 単位は mm に統一
- 額込み／額無しは別項目で管理可
④ 素材・技法（Medium / Technique）
- 例：キャンバスに油彩
- 表記揺れを防ぐため、マスターデータを作っておく
⑤ カテゴリ・ジャンル（Type）
- 例：絵画、立体、写真、テキスタイル
- アーカイブの検索性を高める最重要項目の一つ
⑥ 所蔵・所在（Location）
- ギャラリー：在庫 / 販売済 / 返却済
- 自治体：収蔵庫 / 常設展示室 / 仮保管室 など
⑦ 価格・販売ステータス（Price / Status）
- not mandatory だが、ギャラリー運用では必須
- 例：¥88,000 / 売約
⑧ 作家名（Creator）
- 複数作家展では絶対必要
- 読み方・英語表記も持っておくと海外対応が楽
⑨ 作品番号（ID）
- アーカイブのキーになる項目
- 推奨：作家ID＋年＋通し番号
例：NK-2023-014
⑩ 画像（Image）
- 原本画像と公開画像を分ける
- ファイル名は作品番号で統一
あると便利な項目（ストーリー・参考資料）
アーカイブが「資料庫」から「PR資源」に変わる項目です。
■ 推奨の追加項目
① 説明文・コンセプト（Description）
- 展示キャプションにも流用できる
- 200字前後で統一すると見やすい
② 作品の背景・ストーリー（Narrative）
例：
「コロナ禍で外出できなかった時期に、自宅の庭をモチーフに制作」
③ 展示歴（Exhibition history）
- アートの価値を高める重要要素
- 年ごとに入力：
例：
2022｜個展「光のかたち」Gallery X
④ 参考資料（Reference / Source）
⑤ タグ（Keywords）
- 色、季節、場所、シリーズ名など
- SNS発信にも活かしやすい
⑥ 額あり写真・設置写真
- 顧客向けのイメージとして強力
- ギャラリーの販売率が大きく変わる
販売と所在のデータ設計（購入者・返却管理）
販売や在庫管理を行うギャラリー・作家は、
このセクションが“実務最大のポイント”になります。
■ 販売管理の項目
① 購入者情報（Buyer）
② 販売日（Sold date）
③ 支払い方法（Payment）
④ 発送状況（Delivery status）
■ 作品所在管理
① 現在地（Current location）
② 返却予定（Return schedule）
特に複数作家を扱うギャラリーでは「返却漏れ」が発生しやすいので必須。
③ 作品の状態（Condition）
- 良好／傷あり／修復必要
- 展示借用時のトラブル回避に必要
画像データとの紐付けルール
画像との紐付けはアーカイブの安定運用の要。
■ ルール① ファイル名は作品番号で統一
例：
NK-2023-014.jpg
NK-2023-014_detail1.jpg
NK-2023-014_install.jpg
「作品番号」をキーにすると、
どのシステムでも参照が安定します。
■ ルール② 原本（RAW／高解像度）と公開用を分ける
- 原本：バックアップ用、修正不可
- 公開用：横1200px の軽量画像
クラウドの容量消費を抑えるコツでもある。
■ ルール③ 画像の階層を固定する
推奨：
/Originals/Creator/Year/作品番号.jpg
/Public/Creator/Year/作品番号.jpg
テンプレート例（作家／ギャラリー向け）
ExcelでもNotionでも共通で使えるテンプレートです。
■ 作家向け（個人アーカイブ）
| 項目 | 内容 |
| 作品番号 | NK-2023-014 |
| タイトル | 春の庭 |
| 制作年 | 2023 |
| サイズ | 530×455 mm |
| 技法 | 油彩／キャンバス |
| カテゴリ | 絵画 |
| 所在 | 自宅 |
| 価格 | 80,000円 |
| 説明文 | ○○をテーマに制作 |
| 展示歴 | — |
| 画像 | NK-2023-014.jpg |
■ ギャラリー向け（委託作品管理）
| 項目 | 内容 |
| 作家名 | 中村花子 |
| 作品番号 | HK-2022-002 |
| タイトル | 夜の散歩 |
| 価格 | 120,000円 |
| 在庫状況 | ギャラリー |
| 状態 | 良好 |
| 展示歴 | 2023 個展「夜の記憶」 |
| 販売履歴 | — |
| 返却予定 | 2025/4 |
| 画像 | HK-2022-002.jpg |
まとめ：項目設計で95%が決まる
アーカイブ運用は、写真の撮り方でもシステム選びでもなく、
“最初の項目設計”で95％が決まります。
- 入力項目を減らしすぎると検索が弱くなる
- 逆に増やしすぎると現場が混乱する
- 画像との紐付けが曖昧だと数ヶ月で破綻する
だからこそ、
「使う項目」だけを厳選し、“入力ルール”を固定すること
が最も重要です。
ここをしっかり固めておけば、AtoMでもOmekaでもWordPressでも、
安定した作品データベースを構築できます。
▶ デジタルアーカイブ化を「導入すべきかどうか」から検討したい方はこちら
※現状の運用を前提にご相談を承ります
